Mis vecinos y sus datos

Roberto L. Ferrer Serrano

Las Comunidades de Propietarios suelen ser una fuente inagotable de conflictos. Los hay de todo tipo, pero últimamente surgen también los relacionados con el tratamiento de datos personales de los miembros de la Comunidad.

A muchas personas puede traerles sin cuidado que algunos de sus datos circulen por Internet, pero les parece muy diferente que sean sus vecinos quienes tienen información privada que les afecta, fuera de su control.

Así las cosas, la Agencia Española de Protección de Datos esta dictando distintas resoluciones sancionando comportamientos que no se ajustan a la legalidad porque suponen ingerencias a la privacidad, ilícitas desde el punto de vista de la normativa de protección de datos de carácter personal. Estas sanciones, que a veces pueden llegar a muchos miles de euros, pueden suponer una quiebra importante en la economía de la Comunidad y, por tanto, de cada uno de los vecinos.

Los Administradores de Fincas tienen a este respecto un papel esencial, en primer lugar porque son una figura fundamental en la gestión de las Comunidades de Propietarios ya que por sus despachos circulan la mayoría de los datos de los vecinos. Pero además, y a diferencia de otros profesionales, los datos no solamente se manejan por ellos, sino que en su gran mayoría, son depositarios de los mismos en dichos despachos de forma tal, que si por causa de cualquier evento o catástrofe se ocasionara su pérdida, difícilmente la Comunidad podría reponer sus propios documentos porque generalmente no se guarda copia alguna que quede en posesión del Presidente de turno, ya que esto en muchas ocasiones resultaría inviable. Obviamente, la ventaja de contar con el asesoramiento de estos profesionales es que, conscientes de esa situación, ya saben de la necesidad de aplicar medidas que prevengan en impacto de cualquier contingencia en caso de producirse.

Existen muchas causas que generan conflictos en las Comunidades de Propietarios, pero la principal suele ser la exposición pública de las viviendas que adeudan cantidades a la Comunidad.

Esta práctica no es ilícita en sí misma, pero puede llegar a serlo si no se efectúa correctamente y con arreglo a la Ley y debe tenerse en cuenta que la casuística es muy amplia.

Otro de los problemas que se esta produciendo de forma más recurrente es la instalación de cámaras de Videovigilancia en las zonas comunes de las comunidades de propietarios. Nuevamente debemos de tener bien presente que esta práctica es perfectamente legal pero deben de cumplirse determinadas cautelas para evitar las sanciones que están siendo impuestas por la Agencia Española de Protección de Datos en caso contrario.

Cámara instalada en el acceso a un portal

También hay que tener en cuenta que de las Comunidades de Propietarios salen muchos datos que han de controlarse para evitar sanciones y sobre todo para mantener la "paz horizontal", ya que es así como se denomina a este tipo de propiedad de los propietarios en régimen de Comunidad.

Entre los aspectos de seguridad de los datos se ha de tener firmado y por escrito, un contrato de externalización de datos previsto en el artículo 12 de la Ley Orgánica de Protección de Datos de carácter personal (Ley Orgánica 15/99 de 13 de Diciembre) que debe tener además unas cláusulas específicas, no solamente con el propio Administrador, principal detentador de los datos vecinales, sino que también es muy importante controlar los datos que se entregan a las empresas de mantenimiento o que dan algún otro servicio a la comunidad: Electricistas, fontaneros, pintores, antenistas y un largo elenco de profesionales que han de introducirse en nuestros hogares por cuenta de la Comunidad para efectuar funciones de reparación, comprobación, mantenimiento, etc., y que acceden a información que nunca han de conservar con una finalidad diferente a la que originó que se les entregaran.

Por supuesto otra obligación básica es la de inscribir los ficheros de la Comunidad en el Registro correspondiente de la Agencia Española de Protección de Datos, sencillo trámite que muchas veces innecesariamente se descuida, como también se descuida informar a los vecinos de que sus datos personales se están tratando con la finalidad de gestionar la comunidad, así como del procedimiento que ha de seguirse para que los vecinos puedan controlar sus datos personales, acceder a que datos se dispone de ellos mismos, o permitir su cancelación o rectificación con arreglo a la Ley.

También se ha de contar con el obligatorio Documento de Seguridad que deberá ponerse a disposición de la Agencia Española de Protección de datos en el caso de que así sea requerido por este organismo.

Finalmente, resulta esencial, aplicar medidas de seguridad para conservar los datos de la Comunidad y de los Propietarios, y no hablamos solamente de cuentas bancarias, enteros de copropiedad sobre el inmueble, sino otros muchos datos que por resultar tan próximos a la esfera personal de los habitantes de cada vivienda, pueden trascender de lo meramente privado, a lo más íntimo.

Roberto L. Ferrer Serrano