Uno de los problemas que con más frecuencia se plantea en el caso de empresas que utilizan trabajadores de otras empresas subcontratadas, es la necesidad de justificar a la empresa principal que los trabajadores han percibido debidamente sus salarios, se ha cotizado por ellos a la Seguridad Social y se han cumplido todas las obligaciones laborales y de Seguridad Social que establece la legislación en vigor.

También se dan casos en los que hay que entregar datos de trabajadores que van a acceder a las instalaciones de otras empresas al objeto de cumplir requerimientos de seguridad (tarjetas de acceso, etc.)-

Pues bien, para ello en algunas ocasiones no queda más remedio que proporcionar datos personales de los empleados que acudirán a la subcontrata si bien se da la circunstancia de que si se entregan más datos de los estrictamente necesarios para el cumplimiento de las obligaciones legales o contractuales puede darse un incumplimiento de la normativa de protección de datos de carácter personal (Ley Orgánica de Protección de Datos de carácter personal (Ley Orgánica 15/99 de 13 de Diciembre) que podría ser sancionado con más de 40000 euros por cada trabajador al que no le haya sido respetada su privacidad.

Para ayudar al cumplimiento de esta normativa la Agencia Española de Protección de Datos ha emitido Informes Jurídicos destacándose los nº 412/2009 y el nº 30/2010- (disponibles en www.agpd.es).

Se trata de la existencia de una cesión o comunicación de datos de carácter personal, definida por el artículo 3 i) de la Ley Orgánica 15/1999 como “Toda revelación de datos realizada a una persona distinta del interesado”. En relación con las cesiones, el artículo 11.1 de la Ley indica que “Los datos de carácter personal objeto del tratamiento sólo podrán ser comunicados a un tercero para el cumplimiento de fines directamente relacionados con las funciones legítimas del cedente y del cesionario con el previo consentimiento del interesado”. No obstante, este consentimiento no será preciso, según el artículo 11.2 a) cuando exista una norma con rango de Ley que otorgue cobertura a la cesión planteada o para el cumplimento de un contrato.

En todo caso, el acceso por parte del contratista debería limitarse a los datos relacionados con los trabajadores subcontratados y no a cualesquiera trabajadores de la empresa subcontratada. Asimismo, debe recordarse que el artículo 4. 1 de la Ley Orgánica 15/1999 dispone que “Los datos de carácter personal sólo se podrán recoger para su tratamiento, así como someterlos a dicho tratamiento, cuando sean adecuados, pertinentes y no excesivos en relación con el ámbito y las finalidades determinadas, explícitas y legítimas para las que se hayan obtenido.”

Los supuestos más frecuentes son la entrega de los boletines de cotización a la Seguridad Social y de copia de las nóminas de los trabajadores.

En cuanto los documentos de cotización la Agencia mantiene que la comunicación de estos datos sería contraria a la LOPD, al entender que esta comunicación por parte del subcontratista al contratista principal no es necesaria, dado que el contratista principal conocerá del cumplimiento por parte del subcontratista de sus obligaciones en materia de Seguridad Social a través de las Certificaciones de la Tesorería General de la Seguridad Social, y por ello basta con la citada Certificación o el trascurso del plazo de 30 días fijado en el presente apartado.

No podemos obviar que la comunicación de los TC2 puede implicar la cesión de ciertos datos relativos a la salud de la persona, así lo ha manifestado la Agencia Española de Protección de Datos en numerosas ocasiones señalando que “Los citados documentos no se limitan únicamente a incluir una mera relación nominal de los trabajadores respecto de los cuales el empresario da cumplimiento a su obligación de abono de la correspondiente cuota, sino que introducen diversas informaciones referentes a los citados trabajadores, tales como su número de afiliación, si se encuentran en una de las situaciones especiales descritas en el Texto refundido de la Ley General de la Seguridad Social, aprobado por Real decreto Legislativo 1/1994, de 20 de junio, el tipo de contrato celebrado o la concurrencia de circunstancias que determinan la existencia de deducciones o compensaciones.

Todo ello implica que dicho documento incluye datos que incluso pueden encontrarse vinculados con la salud de los trabajadores, relacionados con su salud laboral, incapacidades o minusvalías.

En relación a la entrega de copia de las nóminas, debe tenerse en cuenta que en estas pueden aparecer datos relativos a la afiliación sindical. Al tratarse de datos especialmente protegidos, las causas legitimadoras del artículo 11 no resultan aplicables dado el principio de especialidad, por lo que deberá de aplicarse los artículos 7.2 y 7.3 Ley Orgánica, el análisis de la aplicación de dichos artículos se efectuará posteriormente.

Al propio tiempo, el hecho de que la comunicación de los datos se encuentre amparada por los artículos ya citados de la Ley Orgánica 15/1999 no eximirá a la empresa subcontratista del cumplimiento del deber de información, respecto de los trabajadores subcontratados, de la cesión de sus datos a la empresa contratista, toda vez que el artículo 5.1 a) de la Ley Orgánica impone al responsable del fichero el deber de informar acerca de los destinatarios de las cesiones de datos que se hubieran producido.

Por tanto es aconsejable que la copia de las nóminas que se envíen contengan exclusivamente los datos que afectan a la subcontrata pero se elimine cualquier otra información sobre la que no tenga responsabilidad el contratista. Por ej. cantidades superiores al convenio, prestamos o cualquier otro concepto del que no sea responsable

Otra posibilidad sería que todos los trabajadores que sean subcontratados firmen un documento por el que autorizan la cesión de sus datos a la contrata. Sin embargo la validez de dicho documento precisará que dicha autorización se haya autorizado de forma libre y sin que se pueda apreciar ningún vicio en la formación de la voluntad de los trabajadores.